Comment optimiser sa productivité en télétravail ?


Validation des acquis de l'expérience / mercredi, octobre 6th, 2021

COMMENT OPTIMISER SA PRODUCTIVITÉ EN

TÉLÉTRAVAIL ?

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Comme vous le savez probablement, nous passons de plus en plus de temps à travailler à la maison. Nous apprécions la flexibilité et l’autonomie qu’offre le télétravail mais avons parfois ce sentiment d’être isolé, seul face à son écran devant cette longue liste de tâches à effectuer.

A partir du moment où l’environnement de travail est propice à la productivité, on gagnera du temps, on apportera de la clarté en priorisant ses tâches et l’on se sentira plus détendu face à la charge de travail.

Il faut garder en tête que le télétravail reste nouveau pour la plupart d’entre nous et il faut donc s’adapter à cette nouvelle façon de travailler. Pour cela, nous allons voir comment nous pouvons optimiser nos performances, notre organisation notre créativité et donc notre productivité.

 


COMMENT BIEN AMÉNAGER SON ESPACE DE TÉLÉTRAVAIL ?


1) Optimiser le confort de son bureau

L’optimisation de son espace de travail passe par le confort et l’ergonomie, il s’agit d’améliorer considérablement l’espace où nous allons passer de nombreuses heures devant son écran. Il sera donc primordial de mieux s’équiper grâce à des accessoires ergonomiques, des bureaux et chaises ergonomiques. La plupart des entreprises accordent même une enveloppe à chaque salarié en télé travail pour l’accompagner dans ces changements. Pensez à vous renseigner.

A lire aussi: « Comment rendre son bureau ergonomique et améliorer son confort en télé travail »

 

2) Privilégiez une lumière naturelle

En plus d’influencer tous les cycles de notre corps, la lumière naturelle du jour déclenche des hormones tels que le cortisol qui mobilise les énergies utiles et positives, rythme votre horloge biologique interne en marquant l’alternance des jours et des nuits et empêche la sécrétion de la mélatonine l’hormone de l’endormissement,. Elle permet de réduire la fatigue et le stress  et améliore considérablement la concentration et les performances cognitives.

Pour pallier à un manque de lumière naturelle,  vous avez surement entendu parlé de la luminothérapie qui permet de recréer la lumière du soleil via un petit appareil, son utilisation est adapté durant les périodes hivernales ou pour des espaces privés de lumière.

 

3) L’effet positif de la musique

La musique et surtout l’écoute de vos morceaux préférés développent des sécrétions comme la dopamine (plaisir et satisfaction), la sérotonine (améliore l’apprentissage et la prise de décision) et les endorphines (réduit stress et anxiété). Ce stimuli permet d’accroitre vos performances, votre créativité, votre mémoire, votre attention, elle influence aussi votre perception de l’effort et du temps de travail. Certains morceaux permettent aussi de diminuer le stress et l’anxiété tout en améliorant l’humeur alors pourquoi s’en priver.

 

4)Un bureau bien organisé

Un bureau bien organisé passe par une bon rangement de votre espace en ayant tout se dont vous avez besoin à portée de main. Chaque chose à sa place, comme par exemple avoir tous les outils de travail à proximité (imprimante, papier, stylo, bloc note, dossier administratif etc). Les banettes sont aussi idéales pour classer rapidement vos documents ou pour pouvoir justement les traiter plus tard et les retrouver facilement en attendant.

Tout le monde n’est pas forcément organisé mais il suffit parfois de quelques étiquettes avec des catégories, des boites dédiées et des classeurs pour faciliter votre organisation.

A lire aussi: Le livre  « S’organiser pour réussir »

 

5)Personnaliser son espace de travail

La personnalisation permet d’affirmer vos goûts de mettre en avant votre personnalité, c’est grâce à ça que dans un environnement de travail commun on peut délimiter, démarquer et différencier son espace de travail. A la maison, la personnalisation permettra surtout de se sentir plus à l’aise, détendu, de s’approprier et d’améliorer son attachement à ce nouvel espace de travail. Autrement dit, cela favorisera votre performance et votre productivité.

 


COMMENT S’ORGANISER EN TÉLÉTRAVAIL ?


1) Créer une routine

Même si les deux gros avantages du télétravail reste la flexibilité et l’autonomie, il faut garder en tête que vous êtes le « maître du temps« , c’est à dire que vous devez impérativement vous fixer des horaires afin d’optimiser votre productivité, de gagner du temps et donc de travailler moins, oui c’est bien ce que j’ai dit « travailler moins » c’est possible!

En effet, si vous prenez l’habitude de commencer/finir à des heures régulières, de vous fixer des pauses (car elles sont essentielles), de prendre toujours le même temps pour les coupures repas/ café pour décompresser. Vous allez vite réaliser que vous vous accorderez de vrais temps de pause qui rime avec détente et n’empiètent pas sur votre travail et vice-versa. A la maison comme au bureau, il faut arriver à rythmer votre journée afin de mieux l’organiser. Le piège du télé-travail peut être une surproductivité afin de compenser la culpabilité ressenti d’avoir tout d’un coup plus de confort et plus d’autonomie en vous retrouvant chez vous. On oublie souvent que nous sommes payés à l’heure et non à la tâche, les tâches en cours et non urgente pourront toujours être reportées au lendemain.😉

 

2) Continuer à communiquer avec sa hiérarchie et/ou ses collaborateurs

Il est primordial de continuer à communiquer que ce soit par mail, plateforme de co-working, visio-conférence, conf-call ou point en duo avec votre hiérarchie ou vos collaborateurs. Cela permet de garder le lien, même à distance de suivre ou d’être suivi pour la réalisation des tâches, de guider ou d’être guider pour la délégation de certaines tâches.

Comme on dit « loin des yeux, loin du coeur« , le télé travail isole parfois certaines personnes, ce qui peut petit à petit diminuer l’engagement et la motivation. Afin de conserver la cohésion d’équipe, il faut entretenir le lien, continuer à rire avec vos collègues via des « tchat de télétravail » bien entendu plutôt au moment des pauses que vous pouvez, par exemple programmer ensemble comme le ferait deux personnes travaillant dans deux services différents.

 

3) Faire des listes, prioriser ses tâches

A première vue, faire une liste est à la portée de tous mais quand il s’agit de parler de priorisation, là ça devient un peu plus compliqué. La première chose à faire c’est de lister l’ensemble des tâches à effectuer ensuite on accordera à ses tâches un niveau d’importance:

liste planificateur de tâche priorisation prioriser télétravail

  1. URGENT = A faire en priorité.
  2. URGENT MAIS MOINS IMPORTANT = A déléguer ou à faire en seconde étape.
  3. NON URGENT MAIS IMPORTANTE = A planifier sur d’autres journées, fixer une échéance.
  4. NON URGENT ET PAS IMPORTANTE = Abandonner, éliminer ou à déléguer.

Une fois chaque tâche dans une catégorie, on peut facilement avancer étape par étape. Pour chaque tâche terminée, je vous conseille de créer une action de déplacement lorsque c’est sur un planificateur de tâche ou prendre votre stylo lorsque c’est sur papier et de rayer tout ce qui a été effectué, cela provoquera un réel sentiment d’accomplissement et d’avancement dans votre travail.

 

4) Planifier la consultation de ses e-mails

Afin de ne pas être distrait constamment par un nouvel e-mail qui peut arriver toutes les 5 minutes, je vous conseille de vous fixer un temps de « consultation » de votre messagerie, vous resterez plus concentré sur le travail en cours. Vous éviterez un stress inutile et une dispersion de votre travail. A travailler plus longuement sur des tâches qui requiert toute votre attention et concentration, vous optimiserez votre productivité,. Une fois la tâche en cours terminée, vous pouvez traitez vos e-mails de façon plus détendue en vous focalisant plus facilement sur le contenu du mail sans vous éparpillez.

 

5)Eviter les distractions

 

  • Mettez votre téléphone de côté

Comme au bureau, on évitera de garder son téléphone trop près de son ordinateur au risque d’être distrait à chaque notifications, messages, appels. Le pire fléau de la productivité est la distraction, ce qui vous crée des micro-coupures dans votre travail, vous subissez alors d’une perte de concentration, des difficultés à revenir sur la tâche en cours. Vous pouvez aussi ressentir une baisse de motivation si, entre temps vous avez eu une notification qui vous créera de la jalousie car votre meilleur(e) ami(e) est à Bora-Bora sans vous ou du stress car vous venez de recevoir un énième message de votre ex ou encore tante Ginette qui a encore des soucis avec son internet et qui a besoin de vous.

Exit les distractions, en dehors de vrais urgence on pourra se passer de vous et vice-versa!

 

  • Couper votre télévision

Vous pouvez vous passer des actualités stressantes de certaines chaines ainsi que des publicités distrayantes tout ça est en contradiction totale avec votre objectif de rester concentré et de travailler efficacement. De même, on oublie les series comme fond sonore pour poursuivre l’épisode que vous n’aviez pas terminé. La musique, elle, peut vous aider à performer, la télévision en revanche ne fera que vous retardez. Plus vous travailler rapidement, plus vite vous vous dégagerez du temps pour vos loisirs et passe-temps.

 

  • Faites garder vos enfants

S’occuper de ses enfants chéris reste un boulot à plein temps, vous ne vous verrez pas les emmener au boulot alors pourquoi les avoir lorsque vous avez des journées de travail chargées. Travaillez efficacement et vous les retrouverez plus rapidement. Offrez-leur un moment privilégié et une attention particulière en les retrouvant après le travail, vous serez bien plus concentré et détendu, ce sera alors un vrai moment de partage sans frustration.